WooCommerce es un plugin de comercio electrónico para WordPress que te permite vender productos y servicios en línea de manera eficiente. Pero en el tutorial de hoy, trataremos una de sus funciones principales, que es, gestionar los pedidos en WooCommerce.

Si quieres saber algo más sobre este plugin, visita WooCommerce, el plugin de WordPress para montar una Tienda Online.

Configuración inicial de WooCommerce

Antes de gestionar pedidos en WooCommerce, necesitas tener una tienda configurada en WordPress con el plugin WooCommerce instalado y activado. Ten en cuenta que, configuraciones como la relacionada con las zonas y gastos de envío, así como los impuestos a aplicar, están íntegramente relacionadas con los pedidos. Algo que debes estudiar con detenimiento, antes de abrir tu tienda online. Por otro lado, también debes tener bien configurados los correos electrónicos de WooCommerce. De este modo, cada vez que alguien te compre en tienda, recibirás un email con los datos necesarios, para gestionar ese pedido.  En el presente tutorial, vamos a suponer que ya has pasado por esa tesitura y tu tienda ya está debidamente configurada. Si este es tu caso, sigue leyendo.

Notificación de un pedido

Vamos a ver los pasos a seguir para gestionar tus pedidos, independientemente del tipo de producto que vendas. En este blog encontrarás tutoriales sobre qué tipos de productos puedes vender con WooCommerce y como crearlos.

Antes de empezar, debemos suponer que has recibido un correo electrónico, avisándote de que tienes un nuevo pedido.

En este mensaje, tendrás el número del pedido, que te será útil para localizarlo entre los pedidos de tu tienda.

Pero también tendrás otros datos, como la forma de pago utilizada por el cliente, algo que influirá en el estado del pedido, y en tu forma de gestionarlo.

Por supuesto, también tendrás la dirección del cliente, que te será útil para el envío del pedido, en el caso de que se trate de un producto físico.

Una vez examinado este email, el siguiente paso es gestionarlo. Pero antes, debes conocer algunos conceptos importantes.

Estados de pedidos en WooCommerce

Dependiendo de la forma de pago, WooCommerce establece un estado al pedido. Los estados de WooCommerce, están representados en colores. Esta combinación te permitirá poder hacer un seguimiento a los pedidos. Estos son los estados principales y sus colores.

• Pendiente de pago:
  • Color: Gris
  • Estado: el pedido se ha realizado, pero no se ha iniciado el pago. También se muestra, si al iniciar el pago se produjo algún error.
• Procesando:
  • Color: Verde
  • Estado: el pedido se ha realizado y el pago se ha efectuado. Imagina que has vendido una camiseta. Procesando indica que estas empaquetando la camiseta, para enviársela al cliente.
• En Espera:
  • Color: Naranja
  • Estado: el pedido se ha realizado, pero se ha utilizado una forma de pago indirecta, como transferencia bancaria o pago por cheque. El cliente debe haber recibido tus datos bancarios y las indicaciones, y debe dirigirse a su banco, para realizar el pago. Tú, tendrás que revisar tu cuenta corriente y comprobar que el cliente te ha pagado. Mientras esto no sea así, puedes dejar el pedido en este estado.
• Completado:
  • Color: Verde
  • Estado: el pedido y el pago se han realizado con éxito, y tú ya has enviado el pedido al cliente. Una vez que has cambiado a este estado, no requiere realizar ninguna otra operación. Este estado no se establece automáticamente, por lo que lo tendrás que cambiar tú.
• Cancelado:
  • Color: Gris
  • Estado: el pedido ha sido cancelado por el cliente o por ti.
• Reembolsado:
  • Color: Gris
  • Estado: el pedido pasa automáticamente a este estado, cuando has devuelto parte, o el importe total del pedido, al cliente.
• Fallido:
  • Color: Rojo
  • Estado: se ha producido un error al realizarse el pago, ya sea porque el cliente lo canceló o porque el tiempo de pago caducó. Algo habitual con pasarelas de bancos que envían una notificación al cliente, para confirmar el cargo en su cuenta, y el cliente no lo confirma.

Gestionar pedidos en WooCommerce

Ahora sí, una vez puedas identificar en qué estado se encuentra el pedido, podrás proceder a gestionarlo. Vamos por pasos:

Acceder a la página de pedidos

1. Inicia sesión en el Panel de Administración de tu WordPress.
2. Ve a «WooCommerce», en el menú lateral y haz clic en «Pedidos».
   1. En la página de pedidos, verás una lista de todos los pedidos realizados en tu tienda.
   1. Puedes ver detalles como el número de pedido, fecha de creación, estado del pedido, cliente, productos pedidos y total del pedido.
   1. Utiliza los filtros de fecha y estado para encontrar pedidos específicos.
   1. También puedes utilizar la función de búsqueda para encontrar pedidos por número de pedido, nombre del cliente u otros criterios.

• Ver detalles del pedido:
  • Haz clic en el número de pedido para ver los detalles completos del pedido.
  • Aquí puedes ver la información del cliente, los productos pedidos, el estado del pedido, la dirección de envío y facturación, entre otros detalles.

• Actualizar el estado del pedido:
  • Puedes actualizar el estado del pedido según su progreso, como «Pendiente», «Procesando», «Completado», «Cancelado», etc. Debes tener en cuenta que, al realizar un cambio de estado, se le enviará un correo electrónico al cliente, notificándoselo. Por tanto, sería una buena oportunidad para enviarle una nota al cliente, con algún mensaje específico.
  • Para actualizar el estado del pedido, selecciona el nuevo estado del menú desplegable y haz clic en «Guardar cambios».

Añadir notas al pedido

Puedes añadir notas al pedido, para registrar cualquier información relevante, como instrucciones de envío especiales o actualizaciones de stock, por ponerte unos ejemplos. Puedes crear notas privadas, que solo verás tú. Y notas para el cliente, que serán visibles a demás para el cliente.

Recuerda añadir la nota al pedido, antes de guardar los cambios, con el botón Actualizar.

Acciones del pedido

Además de cambiar el estado, o añadir una nota al pedido, WooCommerce te permite realizar una serie de acciones, que te permitirán notificar al cliente:

• Enviar detalles del pedido al cliente: te será útil para recordarle al cliente que aún tiene el pedido pendiente de pago.
• Volver a enviar aviso de nuevo pedido: que se te enviará a ti.
• Regenerar permisos de descarga: esta configuración es exclusiva para los productos descargables, útil si el vencimiento de la descarga se ha superado.

Gestionar devoluciones y reembolsos:

Si un cliente solicita una devolución o un reembolso, puedes gestionarlo desde la página de detalles del pedido. Haz clic en “Reembolso» para iniciar el proceso y seguir las instrucciones proporcionadas.

Algunas formas de pago pueden integrarse con WooCommerce, de tal manera que, al realizar el reembolso desde la página de detalles del pedido, se sincronizará con la cuenta asociada a dicha pasarela. Sin embargo, esto no siempre funciona correctamente. Por tanto, una vez que realices el reembolso desde WordPress, deberías dirigirte a la plataforma que utilizó el cliente para pagarte, a tu TPV virtual contratado con tu banco o a tu cuenta en Paypal, por ejemplo, y realizar el reembolso también allí. Digamos que en estos casos, el reembolso desde WooCommerce, actúa solo a nivel de gestión interna. Mientras que el reembolso real del importe de la compra, se realizará a través de tu banco o tú cuenta en Paypal.

Modificar detalles del pedido

Puede que, en algún momento necesites modificar los detalles del pedido, como por ejemplo, los datos de facturación y envío del cliente. En la página de detalle del pedido, tienes la opción a modificar también la fecha y hora del pedido. E incluso, atribuirle el pedido a otro cliente.

En la caja “Detalles de Pedido…” verás, a la izquierda, la fecha y hora del pedido y el cliente. A la derecha, verás unos iconos de un lápiz. Haciendo clic en el correspondiente, podrás modificar los datos de facturación y los de envío.

Modificar, añadir o quitar artículos del pedido

Pues sí, también puedes modificar, añadir o quitar artículos del pedido, según el caso. Pero esto solo podrás hacerlo en pedidos con estados “Pendiente de pago” o “En Espera”.

Modificar un pedido

1. Bajo la caja “Detalles de pedido…” encontrarás los artículos.
2. Pasa el puntero del ratón sobre un artículo. A la derecha, aparecerán dos iconos:
   1. Si haces clic en la X, borrarás ese artículo.
   1. Haz clic sobre el Lapiz, para editar los detalles del producto, como la cantidad, el precio, los gastos de envío o los impuestos.

• También puedes añadir metadatos de WooCommerce, con el botón “Añadir meta”. Sin embargo esta es una configuración algo complicada, para la que necesitas conocer los términos que puedes añadir.
  • En cuanto a los impuestos, al hacer clic en el botón “Añadir impuesto”, aparecerá un cuadro de diálogo, que te mostrará los impuestos que hay configurados.

• Para modificar los gastos de envío, posiciona el ratón sobre aquel gasto de envío que haya sido aplicado, y verás, también a la derecha, sendos botones. Un lápiz y una x. Haciendo clic en el enlace, podrás editar ese método de envío. Pero también podrás añadir un método de envío, si fuera el caso, haciendo clic en el botón “Añadir envío”. Una nueva línea aparecerá y tendrás que modificarla.
  • Una vez hayas terminado, haz clic en el botón “Guardar”. Y posteriormente, haz clic en el botón “Actualizar”.

Añadir un artículo al Pedido

Bajo los detalles del pedido y la relación de productos, encontrarás el botón “Añadir artículo(s)”.

1. Haz clic en “Añadir artículo(s)”. Los botones cambiaran de posición y aparecerán otros.

• Haz clic en el botón “Añadir producto(s).
• Verás un cuadro de diálogo flotante, que te permitirá buscar y añadir un producto. Puedes añadir todos los productos que quieras.
• Una vez añadido el producto nuevo, haz clic en “Recalcular”.

Conclusión

Gestionar los pedidos en WooCommerce, es una parte fundamental para administrar una tienda online. Con las herramientas y funciones proporcionadas por WooCommerce, puedes gestionar eficientemente todas las transacciones de tu tienda, comunicando cada cambio al cliente. Recuerda revisar regularmente tus pedidos y mantener a tus clientes informados sobre el estado de sus compras para garantizar una experiencia de compra positiva y reforzar la confianza que estos depositan en tu tienda.