WooCommerce es un plugin de comercio electrónico para WordPress que te permite vender productos y servicios en línea de manera eficiente. Pero en el tutorial de hoy, trataremos una de sus funciones principales, que es, gestionar los pedidos en WooCommerce.

Si quieres saber algo más sobre este plugin, visita WooCommerce, el plugin de WordPress para montar una Tienda Online.

Configuración inicial de WooCommerce

Antes de gestionar pedidos en WooCommerce, necesitas tener una tienda configurada en WordPress con el plugin WooCommerce instalado y activado. Ten en cuenta que, configuraciones como la relacionada con las zonas y gastos de envío, así como los impuestos a aplicar, están íntegramente relacionadas con los pedidos. Algo que debes estudiar con detenimiento, antes de abrir tu tienda online. Por otro lado, también debes tener bien configurados los correos electrónicos de WooCommerce. De este modo, cada vez que alguien te compre en tienda, recibirás un email con los datos necesarios, para gestionar ese pedido.  En el presente tutorial, vamos a suponer que ya has pasado por esa tesitura y tu tienda ya está debidamente configurada. Si este es tu caso, sigue leyendo.

Notificación de un pedido

Vamos a ver los pasos a seguir para gestionar tus pedidos, independientemente del tipo de producto que vendas. En este blog encontrarás tutoriales sobre qué tipos de productos puedes vender con WooCommerce y como crearlos.

Antes de empezar, debemos suponer que has recibido un correo electrónico, avisándote de que tienes un nuevo pedido.

En este mensaje, tendrás el número del pedido, que te será útil para localizarlo entre los pedidos de tu tienda.

Pero también tendrás otros datos, como la forma de pago utilizada por el cliente, algo que influirá en el estado del pedido, y en tu forma de gestionarlo.

Por supuesto, también tendrás la dirección del cliente, que te será útil para el envío del pedido, en el caso de que se trate de un producto físico.

Una vez examinado este email, el siguiente paso es gestionarlo. Pero antes, debes conocer algunos conceptos importantes.

Estados de pedidos en WooCommerce

Dependiendo de la forma de pago, WooCommerce establece un estado al pedido. Los estados de WooCommerce, están representados en colores. Esta combinación te permitirá poder hacer un seguimiento a los pedidos. Estos son los estados principales y sus colores.

• Pendiente de pago:
  • Color: Gris
  • Estado: el pedido se ha creado, pero todavía no consta un pago confirmado. El cliente puede tener pendiente completar el pago. Antes de preparar o enviar el pedido, revisa el método de pago y las notas del pedido.
• Procesando:
  • Color: Verde
  • Estado: normalmente indica que el pago se ha confirmado y el pedido está pendiente de preparación o envío. Por ejemplo, si has vendido una camiseta, este estado señala que debes preparar el paquete. Con métodos como el pago contra reembolso, puede aparecer como «Procesando» aunque el cobro se realice al entregar el pedido.
• En Espera:
  • Color: Naranja
  • Estado: el pedido está pendiente de confirmar el pago. Es habitual cuando el cliente elige una transferencia bancaria: tendrás que comprobar que has recibido el dinero antes de continuar. También puede aparecer con pasarelas que tardan en confirmar el cobro o que separan la autorización del pago de su captura. Revisa las notas del pedido para conocer el motivo.
• Completado:
  • Color: Verde
  • Estado: has terminado de atender el pedido. Si vendes productos físicos, normalmente lo marcarás como completado después de enviarlos. Este cambio suele hacerse manualmente, aunque los pedidos que contienen exclusivamente productos marcados a la vez como virtuales y descargables pueden completarse automáticamente.
• Cancelado:
  • Color: Gris
  • Estado: el pedido se ha cancelado. La cancelación puede realizarla el cliente, el gestor de la tienda o WooCommerce automáticamente en determinados pedidos pendientes de pago. Cancelar un pedido no devuelve el dinero: si ya se había cobrado, tendrás que gestionar el reembolso.
• Reembolsado:
  • Color: Gris
  • Estado: se ha registrado un reembolso del importe completo del pedido. Un reembolso parcial no cambia automáticamente el pedido a este estado. Ten en cuenta que un reembolso manual solo deja constancia de la devolución en WooCommerce: debes devolver el dinero por separado.
• Fallido:
  • Color: Rojo
  • Estado: el pago ha fallado o ha sido rechazado y no consta un cobro confirmado. Revisa las notas del pedido y la información de la pasarela para conocer el motivo. No todos los pagos abandonados o caducados terminan en este estado: su comportamiento depende del método de pago.

Gestionar pedidos en WooCommerce

Ahora sí, una vez puedas identificar en qué estado se encuentra el pedido, podrás proceder a gestionarlo. Vamos por pasos:

Acceder a la página de pedidos

1. Inicia sesión en el Panel de Administración de tu WordPress.
2. Ve a «WooCommerce», en el menú lateral y haz clic en «Pedidos».
   1. En la página de pedidos, verás una lista de todos los pedidos realizados en tu tienda.
   1. Puedes ver detalles como el número de pedido, fecha de creación, estado del pedido, cliente, productos pedidos y total del pedido.
   1. Utiliza los filtros de fecha y estado para encontrar pedidos específicos.
   1. También puedes utilizar la función de búsqueda para encontrar pedidos por número de pedido, nombre del cliente u otros criterios.

• Ver detalles del pedido:
  • Haz clic en el número de pedido para ver los detalles completos del pedido.
  • Aquí puedes ver la información del cliente, los productos pedidos, el estado del pedido, la dirección de envío y facturación, entre otros detalles.

• Actualizar el estado del pedido:
  • Abre el pedido y selecciona el nuevo estado en el desplegable «Estado». Después, pulsa «Actualizar» para guardar el cambio.
  • Algunos cambios de estado generan correos automáticos, según las notificaciones activadas y las extensiones instaladas. No todos los cambios envían un mensaje al cliente. Si necesitas comunicarle una información concreta, puedes añadir una nota para el cliente.

Añadir notas al pedido

Las notas del pedido te permiten guardar información interna o comunicarte con el cliente. Además, WooCommerce y las pasarelas añaden notas automáticas sobre pagos, cambios de estado y otras operaciones.

Para añadir una nota:

1. Localiza el panel «Notas del pedido».
2. Escribe el mensaje.
3. Selecciona si será una nota privada o una nota para el cliente.
4. Pulsa el botón correspondiente para añadirla o enviarla.

Las notas privadas solo son visibles para los usuarios con permisos de gestión. Las notas para el cliente se envían por correo electrónico y también aparecen en los detalles del pedido de su cuenta.

La nota se guarda o se envía mediante su propio botón, sin necesidad de pulsar después «Actualizar». Revisa el texto antes de enviarlo: eliminar una nota del pedido no retira el correo que ya ha recibido el cliente.

Acciones del pedido

Además de cambiar el estado, o añadir una nota al pedido, WooCommerce te permite realizar una serie de acciones, que te permitirán notificar al cliente:

• Enviar detalles del pedido al cliente: te será útil para recordarle al cliente que aún tiene el pedido pendiente de pago.
• Volver a enviar aviso de nuevo pedido: que se te enviará a ti.
• Regenerar permisos de descarga: esta configuración es exclusiva para los productos descargables, útil si el vencimiento de la descarga se ha superado.

Gestionar devoluciones y reembolsos:

Si necesitas devolver el importe de una compra, ve a «WooCommerce → Pedidos», abre el pedido y pulsa «Reembolso» debajo de la relación de artículos. Indica los productos o los importes que vas a devolver y revisa el total antes de confirmar.

WooCommerce permite gestionar dos tipos de reembolso:

• Reembolso automático mediante una pasarela compatible: el botón indica que la devolución se realizará a través del método de pago utilizado. Si la operación se completa correctamente, el dinero se devuelve desde WooCommerce y no debes repetir el reembolso en la plataforma de pago.
• Reembolso manual: WooCommerce registra la devolución, pero no devuelve el dinero. Tendrás que hacerlo por separado, por ejemplo, desde la plataforma de pago o mediante una transferencia.

Después de tramitarlo, revisa las notas del pedido y comprueba el resultado en la pasarela. Si aparece un error o tienes dudas, verifica si la devolución se ha realizado antes de repetirla.

Cuando se reembolsa el importe completo, el pedido pasa al estado «Reembolsado». Si la devolución es parcial, no cambia automáticamente a ese estado.

Importante: cambiar directamente el estado del pedido a «Reembolsado» o «Cancelado» no devuelve el dinero al cliente.

Modificar detalles del pedido

Puede que, en algún momento necesites modificar los detalles del pedido, como por ejemplo, los datos de facturación y envío del cliente. En la página de detalle del pedido, tienes la opción a modificar también la fecha y hora del pedido. E incluso, atribuirle el pedido a otro cliente.

En la caja “Detalles de Pedido…” verás, a la izquierda, la fecha y hora del pedido y el cliente. A la derecha, verás unos iconos de un lápiz. Haciendo clic en el correspondiente, podrás modificar los datos de facturación y los de envío.

Modificar, añadir o quitar artículos del pedido

Pues sí, también puedes modificar, añadir o quitar artículos del pedido, según el caso. Pero esto solo podrás hacerlo en pedidos con estados “Pendiente de pago” o “En Espera”.

Modificar un pedido

1. Bajo la caja “Detalles de pedido…” encontrarás los artículos.
2. Pasa el puntero del ratón sobre un artículo. A la derecha, aparecerán dos iconos:
   1. Si haces clic en la X, borrarás ese artículo.
   1. Haz clic sobre el Lapiz, para editar los detalles del producto, como la cantidad, el precio, los gastos de envío o los impuestos.

• También puedes añadir metadatos de WooCommerce, con el botón “Añadir meta”. Sin embargo esta es una configuración algo complicada, para la que necesitas conocer los términos que puedes añadir.
  • En cuanto a los impuestos, al hacer clic en el botón “Añadir impuesto”, aparecerá un cuadro de diálogo, que te mostrará los impuestos que hay configurados.

• Para modificar los gastos de envío, posiciona el ratón sobre aquel gasto de envío que haya sido aplicado, y verás, también a la derecha, sendos botones. Un lápiz y una x. Haciendo clic en el enlace, podrás editar ese método de envío. Pero también podrás añadir un método de envío, si fuera el caso, haciendo clic en el botón “Añadir envío”. Una nueva línea aparecerá y tendrás que modificarla.
  • Una vez hayas terminado, haz clic en el botón “Guardar”. Y posteriormente, haz clic en el botón “Actualizar”.

Añadir un artículo al Pedido

Bajo los detalles del pedido y la relación de productos, encontrarás el botón “Añadir artículo(s)”.

1. Haz clic en “Añadir artículo(s)”. Los botones cambiaran de posición y aparecerán otros.

• Haz clic en el botón “Añadir producto(s).
• Verás un cuadro de diálogo flotante, que te permitirá buscar y añadir un producto. Puedes añadir todos los productos que quieras.
• Una vez añadido el producto nuevo, haz clic en “Recalcular”.

Revisa los impuestos, los gastos de envío y el importe final antes de guardar los cambios. El botón «Recalcular» actualiza los impuestos según la configuración de la tienda y la dirección del cliente, por lo que puede sobrescribir ajustes manuales de impuestos.

Modificar el total de un pedido no cobra automáticamente una diferencia al cliente ni devuelve dinero. Si el cambio afecta a un importe ya pagado, tendrás que gestionar el cobro o el reembolso correspondiente.

Conclusión

Gestionar los pedidos en WooCommerce, es una parte fundamental para administrar una tienda online. Con las herramientas y funciones proporcionadas por WooCommerce, puedes gestionar eficientemente todas las transacciones de tu tienda, comunicando cada cambio al cliente. Recuerda revisar regularmente tus pedidos y mantener a tus clientes informados sobre el estado de sus compras para garantizar una experiencia de compra positiva y reforzar la confianza que estos depositan en tu tienda.